ERP - Băn khoăn của người “chưa biết gì”

Thuật
ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp (DN) nhưng vẫn
còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của một người làm tư
vấn về CNTT, tác giả đã ghi và giải đáp một số điểm băn khoăn mà khách
hàng thường đặt ra.

ERP là gì?

DN
có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước,
nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty PM sử dụng để giới
thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. DN thậm chí
còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu được
hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao
ERP lại có ý nghĩa đối với DN tới mức DN phải bỏ ra một khoản tiền lớn
để mua ERP?

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP.

Nguồn: illustrations.fr

ERP là phần mềm (PM) trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội
ngũ nhân viên của DN nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu
quả quản lý toàn diện của DN. Nói cách khác, ERP là PM phục vụ tin học
hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái
niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong
phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con
người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối
lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của DN chiếm
phần lớn trong toàn bộ hoạt động của DN nên ERP là hệ thống PM rất lớn.
Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm
vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều
trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối
quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP
quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình
hoạt động của DN thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt
động sản xuất kinh doanh chính của DN. Đó là công việc xây dựng hệ
thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là
điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của DN (mua hàng, sản
xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP
thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các DN “vô
cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn
lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module PM “Quản
lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module
kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên
khía cạnh PM quản lý “tổng thể” DN thì module này cũng nên được tích
hợp vào thành phần của hệ thống ERP.

Tóm
lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là PM
quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.
Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý,
và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức
năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc

Điểm
phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều
PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo
hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của
nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng
các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp.
Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do
các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ
thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ
thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng
khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản
lý các hoạt động của DN theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự
theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo
từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản
lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể
cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình”
trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng
ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại
được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm
nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ
thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông
tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin
đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin
đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt
động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều
phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau
cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM quản
lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như
phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo”
đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban
này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn
bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các
module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải
quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội
ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa
các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM
ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và
hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.

Khi xây dựng hệ
thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy
trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất
kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh
doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một
điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng
vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các
tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn
xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Tại sao giá cả các hệ thống PM ERP cao?

Trào
lưu triển khai ERP của các DN có thể sẽ thực sự được bắt đầu trong năm
2007, khi VN đã chính thức gia nhập WTO. DN nào dũng cảm đi tiên phong
sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và dù có thành công hay không
thì đổi lại DN cũng sẽ có được kinh nghiệm cần thiết. điều cần suy nghĩ
là các DN chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá cho sự chậm trễ này.


Đối
với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó hơn rất nhiều
so với các PM đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện
nhất đối với công ty PM là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm.
ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải
quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong
DN. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó
khăn cho các công ty PM (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ
hoạt động của chương trình).

Một điểm khó nữa là để xây dựng
được PM ERP, các công ty PM không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng
trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu về hoạt động của DN trong
nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một PM ERP tốt cũng chỉ
quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho
doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng DN (như nhận thức và quyết tâm
của ban lãnh đạo DN, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...)
quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống PM có
phạm vi quản lý rộng trên toàn DN, do đó thời gian triển khai dự án có
thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố
trên đây đẩy chi phí của công ty PM lên rất cao để có thể hoàn thành
việc triển khai dự án cho DN. Do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn
nhiều so với việc trang bị nhiều PM đơn lẻ cộng lại.

Băn khoăn của doanh nghiệp

Rất
nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các DN trước ngưỡng cửa “tin
học hoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay
không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một
khi DN chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như DN sẽ được gì
khi trang bị hệ thống ERP thì DN chưa thể quyết định được về việc triển
khai ERP. Rất nhiều DN chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN nay mai”,
hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp
hệ thống quản lý bằng việc “mua PM ERP càng nhanh càng tốt!”. Nhưng ERP
thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không
dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các DN
VN hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc
triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so
với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong
lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, DN có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ
chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.

Một điều nữa làm cho
các DN rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều DN triển khai thành
công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng
ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất
bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN VN nào quyết
định tiến hành triển khai ERP sẽ là DN thực sự đi tiên phong và rất
“dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với PM kế toán trước đây. Và các DN
đi tiên phong trong việc áp dụng PM kế toán đều là các DN thành công.
Tất cả mọi thứ đều có giá của nó!

Nguyễn Văn Khương (Công ty EFFECT)