Người làm ERP nói về ERP

(VnMedia) - Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hay ERP
(Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau. Một số doanh nghiệp (DN) nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất
chỉ triển khai một hai module nào đó. Tại Việt Nam, các thông tin về
ERP cũng chưa được thông tin đầy đủ và liên tục đến các DN. Một số DN
đang ứng dụng ERP cũng rất "ngại" nói về mình.

Theo
các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế
theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả
năng phân tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa
chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có
tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy
trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý
của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

Các
chuyên gia cũng đưa ra 5 lời khuyên cho DN ứng dụng ERP. Theo đó, nếu
DN quản lý không chặt việc tuyển dụng, mua vật tư sẽ thất thoát chi phí
rất nhiều. Cho nên, DN nên bắt đầu bằng với những module cơ bản và cần
thiết nhất trong ERP. Đó là module tài chính và cung tiêu. Sau đó, mới
ứng dụng các module nâng cao như sản xuất, nhân sự, tiền lương. Sau khi
đã có ERP, DN mới nên tiếp tục triển khai SCM, CRM và thậm chí SEM. Ứng
dụng ERP ngày nay không phụ thuộc vào qui mô DN mà vào nhu cầu quản lý
của DN đó. DN nên chọn 1 nhà cung cấp (NCC) hay chỉ nên tích hợp tối đa
3 module của các NCC giải pháp khác nhau. Vì chi phí tích hợp chiếm tỷ
trọng 40% trong tổng giá trị gói ERP và giải pháp của NCC khác nhau
không phải lúc nào cũng có thể "bắt tay" tích hợp được với nhau. DN nên
thực hiện ISO trước khi ứng dụng ERP.

Theo
ông Phan Quốc Khánh, giám đốc Fast Software: "DN có hiểu ERP dễ dàng
mới "đỡ sợ" là không làm nổi ERP và dám tiếp tục triển khai. Khi tiếp
cận với DN, Fast Software thường giải thích rằng ERP chỉ là tự động hóa
mọi qui trình nghiệp vụ trong DN, tổ chức. Chẳng hạn, ở một công ty đã
có ISO nhưng chưa từng ứng dụng ERP bao giờ, tôi giải thích: "ERP là
ISO được đưa vào chương trình máy tính". Người nghe thấy vậy đều thở
phào nhẹ nhõm vì họ đã quá quen thuộc với ISO. Tôi nghĩ rằng những khái
niệm modular,real-time, single database sẽ hết sức rối rắm đối với DN."

Ông
Trần Đào Anh, giám đốc Diginet cho biết: "Diginet quan niệm ERP là một
công cụ tự động hóa toàn bộ quá trình kinh doanh từ đầu vào đến đầu ra.
ERP chủ yếu giải quyết những vấn đề nguồn lực nội tại của DN bao gồm
tài chính, nguồn nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu, qui trình kỹ
thuật, qui trình sản xuất,... Song ERP đơn thuần chưa đủ mà cần có
những module khác như CRM (Customer Relationship Management - Quản trị
quan hệ khách hàng) hỗ trợ phần quan hệ giữa DN với khách hàng; SCM
(Supply Chain Management - Quản trị dây chuyền cung ứng) lo cho phần
quan hệ giữa DN và các nhà cung ứng. Trong đó, ERP giúp "tề gia" bên
trong DN, CRM là mặt tiền để quan hệ với khách hàng, còn SCM quản lý
công tác mua nguyên vật liệu cho DN."

Cũng
theo ông Đào Anh, hiện có rất nhiều hệ ERP có tính năng lấn sang tính
năng của CRM hay SCM. Diginet gọi đây là hiện tượng chồng lấn chức
năng. Bản thân Diginet đang đi theo hướng phát triển "vùng chồng lấn",
mở rộng khái niệm ERP có luôn CRM, SCM.

Theo công ty AZ, lộ trình ứng dụng CNTT trong DN gồm 5 giai đoạn:

Thứ nhất, đầu tư cơ sở hạ tầng:
DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng
WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường
truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác... Đây là
giai đoạn xây dựng "phần xác" cho ứng dụng CNTT.

Thứ hai, giai đoạn sơ khai:
Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng
dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ
thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao
đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến
cá nhân từng thành viên trong công ty.

Thứ ba, mức tác nghiệp:
Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản
lý nhân sự-tiền lương... vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị.
Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc
điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc,
hướng tới tác nghiệp và thống kê.

Thứ 4, ứng dụng CNTT ở mức chiến lược:
Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn
thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất
lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và
năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước
tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise
Resouce Planning - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM
(Supply Chain Management - Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer
Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm
lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều
hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới
phân tích quản trị.

Thứ năm, ứng dụng thương mại điện tử:
Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ
thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là
thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc
khách hàng... qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ
liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh
chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài
hạn, tối thiểu là 10 năm.

TS.
Bùi Quang Ngọc – Phó TGĐ FPT kiêm Giám đốc FPT-ERP nhận định: "Trong
những năm gần đây, CNTT đã đi sâu vào các lĩnh vực của cuộc sống.
Internet đã mang đến cho chúng ta sự tiếp cận dễ dàng đến kho tri thức
khổng lồ của nhân loại, cùng khả năng kết nối mọi người mọi lúc mọi nơi
qua ứng dụng thư tín điện tử, các giao dịch thương mại điện tử, qua
việc học tập từ xa. CNTT cũng đã đến với DN qua giải pháp ERP, một giải
pháp tin học hóa toàn diện hoạt động kinh doanh, sản xuất và quản trị
doanh nghiệp."

Cũng
theo ông Ngọc, nhận thức ERP không chỉ đơn thuần trên phương diện quan
niệm về tin học hóa DN, mà còn về những lợi ích mà ERP mang lại cho DN,
những thách thức mà DN sẽ phải đối mặt, về phương pháp luận triển khai,
về những kinh nghiệm mà các DN khác đã tích lũy được trong quá trình
triển khai, vận hành hệ thống ERP. Những kinh nghiệm này không chỉ giới
hạn ở Việt Nam mà còn của các quốc gia khác.

A.T - Y.K-L.Q